こんにちはAKKIIです！
前回は2020年に仕事用に使う手帳の紹介をしました。
そこで今回は紹介した手帳をどのように使っているかを紹介したいと思います。
1.手帳の書き方で重視していること
私は社員人数の少ない会社で総務として、
基本的に毎月ある程度固定された仕事を行なっています。
もちろん新しい業務、業務改善なども行なっていますが、
業務の8割は毎月固定された業務を行なっていると思います。
そんな私の仕事の内容から
・毎月の定期的な仕事、締切を忘れないようにする
・打ち合わせ等の予定を分かるようにする
・毎日のタスクを管理する
・何か思いついたこと、重要なことをメモする
・会社からの共有連絡などについてメモをする
ということを重視して手帳を活用しています。
今回は上記の目的を達成するために私がやっている手帳の使い方を紹介します。
2. 1ヶ月カレンダーページ
1ヶ月のカレンダーページには
・毎月の定期的な仕事
・各種締切（書類の提出締切など）
・打ち合わせ等の予定
を記載しています。
毎日出社したタイミングで見るようにして、
「1ヶ月のスケジュール」「打ち合わせ等の予定」などを
確認する様にしています。
締切、打ち合わせの予定などはペンの色を変えて記載しています。
3. 1週間のメモページ
私が手帳で良く採用されているレフト式やバーチカル式ではなく、
ESダイアリーのこの1週間のメモページの構成を選んだのは、
今回紹介する使い方を行いたくてという理由があります。
このページは普段仕事の区切りごとに確認を行なっています。
1ヶ月のカレンダーページは毎日そんなに確認をしていませんが、
1週間のメモページは毎日いろんなタイミングで確認をしています。
このページを確認することで業務の漏れ、締切漏れがないようにしています。
使い方ですが、この1週間のページを4つのブロックに分けて使用しています。
◼️1日ごとのブロック
ページの上部にある、1日ごとに区切られたブロックに
・その日ごとにやらなければならないタスク
を記載しています。
総務という仕事柄、毎月同じ業務が多いですが、
業務の種類は様々なものがあります。
色々ある業務を全て頭で管理するのは難しいですし、
作業をしている時は別の業務のことを考えていると頭がスッキリしないので
他の業務のことを忘れるようにしています。
その為にも、毎日やらなければいけない業務を
1日ごとにタスクとして記載するようにしています。
1つの業務が終わるたびにタスクを線で消していき、
そして次の業務の確認をしています。
このやり方で
・仕事に漏れがないように
・一つの業務に集中して取り組めるように
しています。
◼️左側のページ
ページの左側の部分には
・仕事で思いついたこと
・重要なこと
などをメモするようにしています。
1週間のメモページに思いついたこと、重要なことをメモすることで、
いつ頃思いついたのかということも後で確認することができます。
この部分は特に記載することがなかった週には空欄のままにしていて、
毎週必ず何か書かなければいけないというプレッシャーをかけないようにしています。
毎日新しいことを考えるという仕事ではない為、
何か考えた時に使えるようにメモ欄を確保しているというイメージで使っています。
◼️右側のページの上部
この部分には
・発信する必要があること
を記載しています。
私の会社では毎週朝礼を行っているので、
朝礼時に全体に発信することを記載する様にしています。
書くスペースも多くないので、
発信することを箇条書きにして端的にまとめています。
スペースが少ないことで、この欄に記載する時に
本当に発信しなければならないことを考えるという良い効果があると実感しています。
◼️右側のページの下部
この部分には
・会社からの共有連絡
などを記載しています。
私は毎週の朝礼時に共有される他の社員のイレギュラーのスケジュールをメモしたり、
全体に発信されたことなどをメモしたりしています。
1週間のメモページに連絡をメモすることで、
いつ連絡があったのか後で思い出しやすいですし、
今週共有があったことをすぐに確認することができます。
◼️手帳の記載した際のイメージ
実際に記載する際のレイアウトイメージはこのような感じです。
4. ノートページ
ノートページは手帳の後ろに数ページ用意されているものになります。
このページを何か考え事に使うというにはページ数も足りないので、
・半期ごとの仕事の目標
・上司から言われたこと
を 記載しています。
このページはふとしたタイミングで見るようにし、
普段忘れやすい目標であったりとか、上司からのアドバイスなどを
振り返るようにしています。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
私は今回紹介した方法で2019年の1年間手帳を活用し
手帳のおかげで仕事をスムーズに行うことができました。
今回紹介した手帳の使い方は、
あくまで私が総務として仕事をする上で考えたやり方になります。
その為、経理、総務、法務など基本的に事務所で仕事を行う人に
向いている手帳の使い方だと思います。
営業をやられている人のように
・毎日違う予定が色々と入っている
・日々様々な仕事を行なっている
という人には私の紹介する手帳の使い方は合わないことが多いと思います。
今回紹介した手帳の活用方法は
合う合わないが別れてしまうと思いますが、
・手帳の活用方法に悩んでいる人
・毎年手帳を買っても使わなくなってしまう人
の参考に少しでもなれば良いなと思って紹介しました。
読んでくれた皆さんの手帳の活用に少しでも参考になっていただけたらうれしいです。
コメント